Congressi

Organizzazione di Congressi in tutta Italia e all’Estero

Per la realizzazione di tutti gli eventi Dafne offre un insieme completo di servizi


  • studio di fattibilità (dalla stesura del budget alla ricerca degli sponsor);
  • ideazione grafica e nella stampa di ogni forma di comunicazione (primo annuncio, programma, locandine, informativa, segnaletica, cartellonistica...);
  • realizzazione del sito web
  • gestione dei rapporti con la stampa;
  • ricerca location;
  • consulenza specializzata per i supporti tecnologici;
  • servizi audio, video e luci (compresi gruppi elettrogeni, strumenti di amplificazione, video proiezione e impianti radiotelevisivi con relative installazioni);
  • programmi post-event;
  • programmi collaterali e per accompagnatori;
  • gestione dei rapporti con i partecipanti e con i relatori;
  • segreteria pre e post-event;
  • selezione interpreti, hostess e steward;
  • servizi di transfer;
  • catering;
  • guide e storici dell’arte abilitati e in lingua;
  • contatti con le istituzioni locali;
  • testimonial;
  • progettazione e realizzazione grafica;
  • studio di loghi, jingle e gadget personalizzati;
  • spettacoli
  • animazione e intrattenimento;
  • programmi sociali;
  • uffici stampa;
  • segreteria;
  • servizi fotografici;
  • prenotazione voli;
  • housing (ricerca e prenotazione alberghi);
  • allestimenti con palcoscenici modulari.

ECM

Dafne Congressi affianca le Aziende e le Società Scientifiche nella gestione degli eventi (congressi o loro parti, seminari, meeting, corsi di formazione e aggiornamento) aventi valore di credito ECM per il personale sanitario:

  • registrazione degli atti;
  • contatti con docenti e relatori;
  • raccolta dei dati personali dei partecipanti;
  • simulazione punteggio;
  • controllo scadenze;
  • stesura domanda di accreditamento;
  • documentazione ECM per i partecipanti;
  • raccolta degli strumenti di verifica e di gradimento compilati dai partecipanti;
  • invio documentazione a consuntivo ECM alla Commissione Nazionale;
  • invio attestato con i crediti ECM ai partecipanti che hanno superato positivamente la verifica di apprendimento previa comunicazione da parte della Commissione;
  • invio degli aggiornamenti normativi ECM ai referenti delle società scientifiche;
  • gestione data base generale dei crediti acquisiti dagli associati;
  • aggiornamento permanente su aggiornamenti/modifiche e interpretazione della normativa;
  • versamento contributo alla Tesoreria dello Stato in funzione dei crediti attribuiti all’evento.

GESTIONE BUDGET

Dafne Congressi acquisisce, da parte del cliente (società scientifica o associazione professionale), il budget del convegno – workshop, seminario, congresso o meeting – e lo amministra, in pieno accordo con questi, massimizzandone il value for money e ottimizzandone il cash flow:

  •  controllo di gestione;
  • definizione di conto corrente ad hoc;
  • gestione finanziaria chiavi in mano;
  • gestione diretta del budget evento;
  • condivisione, col direttore finanziario o col referente commerciale, dei fornitori, dei contratti e delle modalità di pagamento;
  • studio e attivazione – ove necessario – di finanziamenti diretti o indiretti (anticipi contratti/fatture, scoperti di conto corrente, anticipi di flusso ecc);
  • reportistica mensile e – sotto data – settimanale.

GESTIONE RELATORI

Dafne Congressi supporta la segreteria scientifica nella gestione di relatori e ospiti di congressi, convegni, workshop e seminari:

  • contatto preliminare;
  • garanzia di risposte entro otto ore a tutti i relatori e gli ospiti;
  • prenotazioni viaggi e alberghi;
  • ideazione e realizzazione di servizi IT ad hoc;
  • servizi di alerting tramite telefono cellulare per messaggi di benvenuto, consegna slide, incontro alle sessioni poster o ai desk relatori ecc.

FUND RAISING

L’esperienza di Dafne Congressi nella gestione dei budget commerciali e marketing delle aziende farmaceutiche consente lo sviluppo di pacchetti e offerte uniche e diversificate:

  • definizione e proposta di pacchetti di servizi per i maggiori sponsor;
  • definizione categorie di sponsorizzazione e annessi benefit;
  • sistema di CRM per la gestione degli sponsor;
  • progetti di marketing commerciale.

ORGANIZZA IL TUO EVENTO CON NOI!

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